Schlecht organisiert hat schon verloren oder einer der wesentlichen Gründe, warum Projekte schief gehen

Was hebt erfolgreiche Geschäftsmänner aus der Masse heraus? Sie sind meist „Macher“ und sind in der Lage, sich „auf das Wesentliche“ zu konzentrieren. Wenn Du ein neues Projekt planst, musst Du genau die gleichen erfolgreichen Strukturen schaffen, wie bei einer neuen Unternehmung. Eine maßgeschneiderte Projektmanagement-Struktur erhöht Deinen Projekterfolg und verstärkt den Nutzen Deines Projektes für das Unternehmen.

Neben der richtigen Planung der Projektendprodukte müssen Deine Projektmanagement-Instrumente richtig „skaliert“ werden. Doch was ist das richtige Maß? Ein „zuviel“ sorgt für einem bürokratischen Überhang, der Geld kostet und keinen Nutzen bringt. Die Folgen sind überhöhte Projektkosten und damit verbunden eine Verringerung der Effizienz.

Das können sein:

  1. Das Projekt kommt viel zu spät in eine Gewinnzone.
  2. Das Risiko erhöht sich, sodass das Budget nicht ausreicht.
  3. Die Gefahr des Scheiterns des Gesamtprojektes erhöht sich ebenfalls.

Ach ein „zu wenig“ an Projektmanagement kann sich negativ auf Dein Projekt auswirken.

Das Projekt läuft hier Gefahr, dass:

  1. die Stakeholder über das Projekt zu wenig informiert sind
  2. Du sowie die Kontrollgremien keine Indikatoren erhalten, die aufzeigen, wenn Dein Projekt in Schieflage zu geraten droht
  3. kein Projektcontrolling stattfinden kann
  4. sich das Projektabschluss-Risiko stark erhöht

Das rechte Maß zu finden ist eine Deiner wesentlichen Aufgaben. Die genutzten Werkzeuge müssen für das einzelne Projekt „konfektioniert“ werden.

Um ein Projektmanagement richtig zu konfektionieren, kannst Du dich am „KISS-Prinzip“ orientieren. Doch was ist das KISS-Prinzip in unserem Kontext?

Das KISS-Prinzip

„Keep it simple and stupid“ bedeutet, dass:

  • der Weg zum Ziel der Richtige ist, der mit den wenigsten Annahmen und Variablen auskommt;
  • die einfachste Lösung immer die Beste ist.

Es gibt eine ganze Reihe an Paradigmen aus vielen verschiedenen Bereichen, welche die Kernbotschaft für unterschiedliche Bereiche adaptieren.

Aus dem Marketing kennst du sicher das AIDA-Modell. Es zeigt den direkten und kürzesten Weg vom Erstkontakt mit einem Kunden bis zum Kauf des Produktes.

A = Attention (Aufmerksamkeit schaffen)
I = Interest (Interesse erzeugen)
D = Desire (Verlangen bewirken)
A = Action (Produkt verkaufen)

In der Softwareentwicklung gibt es den DRY-Leitsatz. Auch dieser ist eine Adaption des KISS-Prinzips.

„Don’t repead yourself“ führte zu einer Weiterentwicklung zu Klassen und Vererbungen in den Programmiersprachen und bedeutet die Verhinderung von doppelten Zeitaufwänden durch die Vermeidung von Falschinformationen und die Verhinderung von Missverständnissen durch klare, eindeutige Richtlinien.

Bezogen auf das Projektmanagement bedeutet das, jede Information nur ein einziges Mal, konsistent und in geeigneter Form vorzuhalten. Jede doppelte Information verursacht Inkonsistenzen und Informationsfehler. Die Folge ist in jedem Fall eine Störung des Informationsflusses.

Wie auch Rituale Deinen Alltag unterstützen, so unterstützen Dich auch Konventionen, nicht jeden Tag das Rad neu erfinden zu müssen. Wir werden entlastet immer wieder die gleichen Entscheidungen treffen zu müssen und vermeiden unnötige Fehler.

Das unterstützende Paradigma aus der Softwareentwicklung: „Konvention vor Konfiguration“ ist auch auf das Projektmanagement anwendbar. Die festgelegten Strategien aus den Bereichen Kommunikation, Qualität, Risiko, Kosten usw. sorgen für eine „Struktur durch Konventionen“ und wirken fehlervermeidend in der Umsetzung.

In der Wissenschaft finden wir das KISS Prinzip ebenfalls wieder. Das „Prinzip der Parsimonie“ oder einfacher bekannt als „Ockhams Rasiermesser“ sagt beispielsweise aus, dass aus 2 Theorien die Einfachste die wahrscheinlich Richtige ist.

Wie muss Dein Projektmanagement also nun richtig konfektioniert werden?

Um diese Frage zu beantworten musst Du verschiedene Punkte betrachten:

  1. Planst Du ein einzelnes Projekt oder mehrere Projekte parallel?
  2. Wie ist Projektmanagement in Deinem Unternehmen implementiert?
  3. Führst du Dein Projekt mit internen oder externen Ressourcen durch?
  4. Hat Dein Projekt Management-Priorität?
  5. Stehen für Dein Projekt dedizierte Ressourcen zur Verfügung oder werden die Arbeitspakete im Regelbetrieb abgearbeitet?

All diese Frage beeinflussen, wie umfangreich Du Dein Projektmanagement aufbauen musst.

Dennoch gibt es ein absolutes Mindestmaß, mit dessen Hilfe Projekte umgesetzt werden können.

  1. Ein Projektplan
  2. Projekttagebuch
  3. ToDo-Liste
  4. Projektbericht
  5. Dokumentenstruktur oder SharePoint

Der Projektplan kann mit Hilfe von MS Projekt oder bei einfacheren Projekten auch per Excel-Tabelle realisiert werden. Wichtig hierbei ist, dass die Dateien nicht einfach nur dynamisch aktualisiert werden, sondern, dass die Änderungen mindestens wöchentlich „eingefroren werden“. So kannst Du später nachvollziehen, wann genau Änderungen eingetreten sind.

Das Projekttagebuch dient zum Festhalten von Ablaufvorgängen und Entscheidungen. Meist stellen sich zum Ende des Projektes die Fragen, warum Du eigentlich auf diese oder jene Weise gehandelt hast.

Die OPL-Liste (Open Point List) dient zum Nachvollziehen der gerade umzusetzenden Aufgaben. So behältst du den Ist-Zustand nachvollziehbar im Blick.

Der Projektbericht ist unser „offizieller Fortschrittsbericht“. Er zeigt, wo wir stehen, welche Risiken bestehen und was erforderlich ist, das Projekt erfolgreich fortzuführen. Für mich besteht ein Projektbericht aber auch aus einer geeigneten Grafik, die auf einen Blick zeigt, ob Korrekturbedarf im Projektmanagement besteht.

Die Dokumentenstruktur sorgt für das Vorhalten aller Informationen im Projekt und steht allen Projektmitgliedern zur Verfügung. Ich bevorzuge jedoch gern eine SharePoint Seite, weil hier Zugriffsrechte wesentlich flexibler angepasst werden können. Jeder Stakeholder und jede Ressource haben die Möglichkeit an die Informationen zu kommen, die für die Aufgabenerfüllung benötigt werden, egal ob sich sein Standort im Unternehmen oder außerhalb befindet. Eine Versionierung sorgt auch hier für die notwendige Änderungstransparenz.

Wenn Du Dich bemühst, immer den kürzesten Weg zum Zuviel zu nehmen und alle Instrumente so einfach wie möglich aufzusetzen, wirst Du in der Lage sein, das Ziel direkt im Auge zu behalten und Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren – der Arbeit mit Deinen Kollegen.

Die Welt in 12 Jahren

Zukunft

Als großer Anhänger moderner Technologien bin ich häufig auf der Suche nach Ideen, wie die Zukunft aussehen könnte. Längst habe ich gelernt, dass der Stoff, aus dem die Zukunft gemacht ist einige Eigenschaften aufweisen muss, um für die Zukunft zu taugen.

Ein ökonomischer Vorteil, eine verbesserte Ergonomie, eine organisatorische Lösung oder das weitere Verbessern der Lebensumstände des Menschen sind nur einige Faktoren, die beeinflussen, ob Dinge zukünftig eintreten werden oder nicht. Zudem muss die Technologie einen Wendepunkt erreichen, an dem ihr Einsatz plötzlich einen Sinn ergibt, so wie bei der heute aufkommenden Elektromobilität.

Doch welche technischen Themen gibt es in der Zukunft? Was wird als Nächstes auf die Menschen zukommen? Ich verspreche Euch, es wird eine aufregende Zukunft werden.

Folgende Bereiche werden starken Einfluss haben und unsere Zukunft bestimmen:

  1. Elektromobilität
  2. Autonomes Fahren
  3. Regenerative Energien
  4. Industrie 4.0
  5. Smart Cities
  6. Die Robotik
  7. Künstliche Intelligenz (KI)
  8. Drohnen-Technologie
  9. Biochemie/Genetik

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Erfolgreiches Stakeholder Management oder 3 Punkte warum Stakeholder Management existenziell für Deinen Projekterfolg ist

Stakeholder

Dein Projekt läuft nicht richtig. Die Mitarbeiter haben zu viel zu tun und verschieben Fertigstellungstermine Meeting für Meeting. Gerade hat sich die Gewerkschaft über Dich beim Geschäftsführer beschwert. Greenpeace strengt ein Gutachten an, das beweisen soll, dass ein Einkaufszentrum auf dem Grundstück der Froschpopulation enorm schadet. So oder so ähnlich können Projekte laufen, wenn kein kooperatives Stakeholder Management betrieben wird. Interessengruppen mögen Dich nicht, Mitarbeiter können Dich nicht leiden, weil sie vielleicht mit dem Projekt ihren Job verlieren, Du kommst kaum voran wobei die Kosten nahezu explodieren. Ich zeige dir ein paar Facetten, die zeigen, warum das oft vernachlässigte Stakeholder Management so wichtig ist.

Projekte sind kein Selbstzweck, sondern müssen sich rechnen. Ein Projekt ist erst dann erfolgreich, wenn der Nutzen größer ist, als die ursprünglichen Kosten. Ein Projekt wird immer dann erfolgreicher sein, wenn alle Anspruchsgruppen durch den Projektmanager ausreichend berücksichtigt werden.

Deshalb:

  1. Vermeide Projektkosten durch Gegenwind und schone so Dein Budget
  2. Minimiere unnötige Projektrisiken durch richtige und komplette Einschätzung vorhandener Stakeholder
  3. Zeige soziale Verantwortung und unterstütze alle Gruppen ihre Ansprüche an das Projekt zu adressieren

Vermeide Projektkosten durch Gegenwind und schone so Dein Budget

Projekte sind keine isolierten Gebilde, sondern verändern ihr Umfeld. Ist ein Projekt abgeschlossen, ist die Welt nicht mehr so, wie sie vorher war. Mitarbeiter haben ihren Arbeitsplatz verloren, Abteilungen werden komplett aufgelöst oder Bäume wurden gefällt um Platz für eine neue Wohnanlage zu schaffen. Die Welt verändert sich ständig und Projekte transportieren diese Veränderung zu den Menschen.

Wenn Projektmitarbeiter mauern und keine Arbeitsleistung bringen, kostet dieses Verhalten Zeit und erhöht die Projektkosten. Vielleicht verliert der Kollege mit Abschluss des Projektes seinen Arbeitsplatz und hat kein Interesse an einem Erfolg? Vielleicht muss er im Anschluss in eine Auffanggesellschaft, weil seine gesamte Organisation geschlossen wird? In beiden Fällen hat er kein Interesse daran, dass das Projekt erfolgreich ist.

Es reicht für Dich als Projektmanager nicht zu wissen, dass es so ist. Du musst Dich mit diesen Stakeholdern auseinandersetzen und ihnen eine Perspektive verschaffen. Zeige soziale Verantwortung. Sorge dafür, dass Kollegen vielleicht eine Weiterbildung erhalten oder stelle eine Empfehlung in Aussicht, wenn sie im Projekt aktiv mitgearbeitet haben.

Beseitige unnötige Projektrisiken durch richtige Einschätzung vorhandener Stakeholder

Angenehme Projektholder hat jedes Projekt. Kommen allerdings Interessengruppen ins Spiel, die Dein Projekt verhindern möchten, wird es schon schwierig. Mit einer funktionierenden Strategie kann das Scheitern des Projektes verhindert werden. Bestehen große Interessenskonflikte müssen für beide Seiten tragbare Kompromisse gefunden werden, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Meist ist es aber hierfür bereits zu spät, wenn das Projekt erst einmal das Kickoff Meeting hinter sich hat. Parteien fühlen sich nicht gesehen und das verschlechtert Deine Verhandlungsposition enorm.

Führe eine umfassende Stakeholder Analyse vor dem Start eines Projektes durch. Beseitige Projektrisiken durch das Herbeiführen von für beide Seiten tragbaren Kompromissen.

Zeige soziale Verantwortung und unterstütze alle Gruppen ihre Ansprüche an das Projekt zu adressieren

Projekte verändern nachhaltig, wie sich Menschen miteinander organisieren. Jedes Projekt nimmt Einfluss auf das Leben anderer Menschen. Lerne zu verstehen, wie die Menschen Dein Projekt sehen. Mache ihnen klar, warum das Projekt wichtig ist und unterstütze die Stakeholder, dass auch sie einen Nutzen aus dem Projekt davontragen.

Ein guter Projektmanager ist ein guter Verkäufer. Glaubwürdig verkaufen kannst Du allerdings das Projekt nur, wenn Du hinter den Projektzielen stehen kannst. Je besser die Stakeholder die Ziele verstehen, umso mehr werden sie Dein Projekt unterstützen.

Abschließen möchte ich mit einem klugen Spruch des amerikanischen Business Coach Daniel S. Pena:

„Akzeptiere niemals eine kurzfristige Lösung für ein langfristiges Problem.“

Wie Datensammlungen und deren Auswertung mehr preisgeben, als wir uns vorstellen können

Allein das Thema Vorratsdatenspeicherung haben wir schon lang geschluckt und zucken nur noch mit den Achseln wenn wir davon hören anstatt gehörig auf die Barrikaden zu gehen. In Verbindung mit Big Data, also deren Auswertung und Informationsassoziationen, kannst Du immer und jeder Zeit von Jedem der weiß wie das geht analysiert und manipuliert werden.

Oft höre ich im Rahmen meiner Projekte von Kollegen die Floskel: „Ich habe ja nichts zu verbergen“. Dennoch zeigt die Geschichte immer wieder dass sich  Politik in einem Lande schnell ändern kann und mal im Ernst: Heikle Daten in den Händen einer radikalen Kraft können das ganze Land in einen tiefen Abgrund reißen.

Deshalb ist es äußerst interessant wie David Kriesel, Informatiker und Data Scientist aus Bonn, kurzerhand die Zeitschrift Spiegel Online analysiert. Aus scheinbar völlig harmlosen Metadaten, wie sie auch durch die Vorratsdatenspeicherung anfallen, gewinnt er durch intelligente Verknüpfung Informationen, die weit mehr preisgeben, als die Daten auf den ersten Blick verraten.

Hier geht’s zu diesem hervorragenden Vortag von David Kriesel:

Viel Spaß!

Wie Deine Daten an den Meistbietenden verkauft werden

Du bist der Meinung, alles für Deine Sicherheit getan zu haben? Weit gefehlt. In diesem Video im Rahmen des Chaos Computer Clubs (CCC) siehst du, wie private Organisationen auf Deinen Rechner zugreifen um Deine Daten an den Meistbietenden zu verkaufen.

Jede Adresse im Internet, die wir angesprochen haben, wird in Form eines Eintrages in der Browser-Historie auf dem Rechner gespeichert. Mit Hilfe von Cookies und kleinen Trackern ist es möglich, diese Daten ohne Ihr Einverständnis und ohne Ihre Kenntnis von Ihrem Rechner zu holen und mathematisch zu analysieren. Hierbei ist es völlig unerheblich, ob Du über DuckDuckgo.com, Startpage.com oder über Anonymisierungsdienste wie beispielsweise das TOR-Netzwerk versuchst, Datenspuren zu vermeiden.

Es ist mathematisch problemlos möglich, anonymisierte Datenbestände auf die jeweiligen Benutzer zurück zu führen. Nach rund 8 Iterationen können anonyme URL’s einem virtuellen Benutzer zweifelsfrei zugeordnet werden. Dieses Verfahren ist äußerst robust.

Nachdem der virtuelle Benutzer identifiziert ist, kann man ihn problemlos aus vorhandenen öffentlichen Internetbeständen auf Grund der zugeordneten Daten verknüpfen und de-anonymisieren.

Der Datenwissenschaftler Andreas Drewes (7scientists GmbH) und die Journalistin von NDR/ARD Swea Eckert zeigen Dir, wie Deine Daten gewonnen und ausgewertet werden können und welche Konsequenzen das für Deine gesellschaftliche Sicherheit haben kann.

Hier geht’s zu diesem äußerst sehenswerten Beitrag im Rahmen der 33C3:

Es ist erschreckend, wie kriminelle Unternehmen unsere Daten zu Geld machen ohne rechtliche Konsequenzen befürchten zu müssen. Ein kleiner Webshop-Betreiber wird dafür schnell kostenpflichtig abgemahnt, wenn er auch nur ein Komma in seiner Datenschutzerklärung vergisst. Ist das gerecht?

Wie seht ihr das? Schreibt mir in den Kommentaren, was getan werden muss um  sicherstellen zu stellen, dass unsere eigene Daten nicht gegen uns eingesetzt werden.