Schlecht organisiert hat schon verloren oder einer der wesentlichen Gründe, warum Projekte schief gehen

Was hebt erfolgreiche Geschäftsmänner aus der Masse heraus? Sie sind meist „Macher“ und sind in der Lage, sich „auf das Wesentliche“ zu konzentrieren. Wenn Du ein neues Projekt planst, musst Du genau die gleichen erfolgreichen Strukturen schaffen, wie bei einer neuen Unternehmung. Eine maßgeschneiderte Projektmanagement-Struktur erhöht Deinen Projekterfolg und verstärkt den Nutzen Deines Projektes für das Unternehmen.

Neben der richtigen Planung der Projektendprodukte müssen Deine Projektmanagement-Instrumente richtig „skaliert“ werden. Doch was ist das richtige Maß? Ein „zuviel“ sorgt für einem bürokratischen Überhang, der Geld kostet und keinen Nutzen bringt. Die Folgen sind überhöhte Projektkosten und damit verbunden eine Verringerung der Effizienz.

Das können sein:

  1. Das Projekt kommt viel zu spät in eine Gewinnzone.
  2. Das Risiko erhöht sich, sodass das Budget nicht ausreicht.
  3. Die Gefahr des Scheiterns des Gesamtprojektes erhöht sich ebenfalls.

Ach ein „zu wenig“ an Projektmanagement kann sich negativ auf Dein Projekt auswirken.

Das Projekt läuft hier Gefahr, dass:

  1. die Stakeholder über das Projekt zu wenig informiert sind
  2. Du sowie die Kontrollgremien keine Indikatoren erhalten, die aufzeigen, wenn Dein Projekt in Schieflage zu geraten droht
  3. kein Projektcontrolling stattfinden kann
  4. sich das Projektabschluss-Risiko stark erhöht

Das rechte Maß zu finden ist eine Deiner wesentlichen Aufgaben. Die genutzten Werkzeuge müssen für das einzelne Projekt „konfektioniert“ werden.

Um ein Projektmanagement richtig zu konfektionieren, kannst Du dich am „KISS-Prinzip“ orientieren. Doch was ist das KISS-Prinzip in unserem Kontext?

Das KISS-Prinzip

„Keep it simple and stupid“ bedeutet, dass:

  • der Weg zum Ziel der Richtige ist, der mit den wenigsten Annahmen und Variablen auskommt;
  • die einfachste Lösung immer die Beste ist.

Es gibt eine ganze Reihe an Paradigmen aus vielen verschiedenen Bereichen, welche die Kernbotschaft für unterschiedliche Bereiche adaptieren.

Aus dem Marketing kennst du sicher das AIDA-Modell. Es zeigt den direkten und kürzesten Weg vom Erstkontakt mit einem Kunden bis zum Kauf des Produktes.

A = Attention (Aufmerksamkeit schaffen)
I = Interest (Interesse erzeugen)
D = Desire (Verlangen bewirken)
A = Action (Produkt verkaufen)

In der Softwareentwicklung gibt es den DRY-Leitsatz. Auch dieser ist eine Adaption des KISS-Prinzips.

„Don’t repead yourself“ führte zu einer Weiterentwicklung zu Klassen und Vererbungen in den Programmiersprachen und bedeutet die Verhinderung von doppelten Zeitaufwänden durch die Vermeidung von Falschinformationen und die Verhinderung von Missverständnissen durch klare, eindeutige Richtlinien.

Bezogen auf das Projektmanagement bedeutet das, jede Information nur ein einziges Mal, konsistent und in geeigneter Form vorzuhalten. Jede doppelte Information verursacht Inkonsistenzen und Informationsfehler. Die Folge ist in jedem Fall eine Störung des Informationsflusses.

Wie auch Rituale Deinen Alltag unterstützen, so unterstützen Dich auch Konventionen, nicht jeden Tag das Rad neu erfinden zu müssen. Wir werden entlastet immer wieder die gleichen Entscheidungen treffen zu müssen und vermeiden unnötige Fehler.

Das unterstützende Paradigma aus der Softwareentwicklung: „Konvention vor Konfiguration“ ist auch auf das Projektmanagement anwendbar. Die festgelegten Strategien aus den Bereichen Kommunikation, Qualität, Risiko, Kosten usw. sorgen für eine „Struktur durch Konventionen“ und wirken fehlervermeidend in der Umsetzung.

In der Wissenschaft finden wir das KISS Prinzip ebenfalls wieder. Das „Prinzip der Parsimonie“ oder einfacher bekannt als „Ockhams Rasiermesser“ sagt beispielsweise aus, dass aus 2 Theorien die Einfachste die wahrscheinlich Richtige ist.

Wie muss Dein Projektmanagement also nun richtig konfektioniert werden?

Um diese Frage zu beantworten musst Du verschiedene Punkte betrachten:

  1. Planst Du ein einzelnes Projekt oder mehrere Projekte parallel?
  2. Wie ist Projektmanagement in Deinem Unternehmen implementiert?
  3. Führst du Dein Projekt mit internen oder externen Ressourcen durch?
  4. Hat Dein Projekt Management-Priorität?
  5. Stehen für Dein Projekt dedizierte Ressourcen zur Verfügung oder werden die Arbeitspakete im Regelbetrieb abgearbeitet?

All diese Frage beeinflussen, wie umfangreich Du Dein Projektmanagement aufbauen musst.

Dennoch gibt es ein absolutes Mindestmaß, mit dessen Hilfe Projekte umgesetzt werden können.

  1. Ein Projektplan
  2. Projekttagebuch
  3. ToDo-Liste
  4. Projektbericht
  5. Dokumentenstruktur oder SharePoint

Der Projektplan kann mit Hilfe von MS Projekt oder bei einfacheren Projekten auch per Excel-Tabelle realisiert werden. Wichtig hierbei ist, dass die Dateien nicht einfach nur dynamisch aktualisiert werden, sondern, dass die Änderungen mindestens wöchentlich „eingefroren werden“. So kannst Du später nachvollziehen, wann genau Änderungen eingetreten sind.

Das Projekttagebuch dient zum Festhalten von Ablaufvorgängen und Entscheidungen. Meist stellen sich zum Ende des Projektes die Fragen, warum Du eigentlich auf diese oder jene Weise gehandelt hast.

Die OPL-Liste (Open Point List) dient zum Nachvollziehen der gerade umzusetzenden Aufgaben. So behältst du den Ist-Zustand nachvollziehbar im Blick.

Der Projektbericht ist unser „offizieller Fortschrittsbericht“. Er zeigt, wo wir stehen, welche Risiken bestehen und was erforderlich ist, das Projekt erfolgreich fortzuführen. Für mich besteht ein Projektbericht aber auch aus einer geeigneten Grafik, die auf einen Blick zeigt, ob Korrekturbedarf im Projektmanagement besteht.

Die Dokumentenstruktur sorgt für das Vorhalten aller Informationen im Projekt und steht allen Projektmitgliedern zur Verfügung. Ich bevorzuge jedoch gern eine SharePoint Seite, weil hier Zugriffsrechte wesentlich flexibler angepasst werden können. Jeder Stakeholder und jede Ressource haben die Möglichkeit an die Informationen zu kommen, die für die Aufgabenerfüllung benötigt werden, egal ob sich sein Standort im Unternehmen oder außerhalb befindet. Eine Versionierung sorgt auch hier für die notwendige Änderungstransparenz.

Wenn Du Dich bemühst, immer den kürzesten Weg zum Zuviel zu nehmen und alle Instrumente so einfach wie möglich aufzusetzen, wirst Du in der Lage sein, das Ziel direkt im Auge zu behalten und Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren – der Arbeit mit Deinen Kollegen.

Schreibe einen Kommentar